Eine neue Studie von ECC Köln und dotSource zeigt: KI-Chatbots kommen schon in zahlreichen B2B-Beschaffungs- und Vertriebsprozessen zum Einsatz. Die Erwartung an KI-Agenten in puncto Effizienzsteigerung und Kostenoptimierung ist groß. Fehlende Automatisierung bremst jedoch die Einführung solcher KI-Agenten noch oft aus. Mitarbeitende bleiben bei autonomen KI-Agenten als Kontrollinstanz unerlässlich.
Künstliche Intelligenz ist gekommen, um zu bleiben und entwickelt sich stetig weiter. Die neue Studie „Agentic Readiness im B2B Commerce“ des ECC Köln zusammen mit dotSource zeigt, dass heute vermehrt KI-Chatbots im Arbeitsalltag von B2B-Unternehmen verwendet werden. So geben über ein Drittel (37 %) der befragten Beschaffenden an, sich für ihre Beschaffungen von A- und B-Teilen mit KI-Chatbots wie ChatGPT, Gemini oder Perplexity zu informieren. Gleichzeitig spielt der persönliche Kontakt bei der Informationssuche bei über der Hälfte (54 %) noch eine große Rolle. Der Vertrieb hingegen überschätzt die Nutzung von KI-Chatbots: Knapp zwei Drittel (61 %) der Befragten glauben, dass die meisten Beschaffenden KI-Chatbots bei der Informationssuche einsetzen. Zugleich sieht auch die Vertriebsseite die Vorteile und Chancen, die sich aus dem Einsatz von KI-Chatbots und vor allem auch KI-Agenten ergeben.
Sowohl auf Beschaffungs- als auch Vertriebsseite werden KI-Chatbots mittlerweile in allen Arbeitsprozessen verwendet. Dabei kommen sie bei Beschaffenden vor allem bei der Kostenanalyse und Kostenoptimierung (46 %), der Angebotsanfrage und Angebotsbewertung (46 %) und der Lagerverwaltung (37 %) mindestens gelegentlich zum Einsatz. Auf Vertriebsseite werden KI-Chatbots ebenfalls wiederkehrend für die Nachbereitung und Dokumentation (42 %), die Kommunikation und Angebotserstellung (41 %) sowie Recherche und Terminvereinbarung (36 %) genutzt.
„Unsere Studie zeigt deutlich: KI-Chatbots und KI-Agenten in B2B-Unternehmen sind längst kein Zukunftsthema mehr. Es empfiehlt sich, in Unternehmen klare Anwendungsfelder zu definieren, damit sie zielgerichtet eingesetzt werden können. Zugleich sollten Unternehmen Pilotprojekte mit klaren KPIs aufsetzen und KI strategisch im Unternehmen verankern – nur so entstehen messbarer Mehrwert und nachhaltiger Wettbewerbsvorteil“, so Dr. Kai Hudetz, Geschäftsführer IFH Köln.
Während knapp zwei Drittel (64 %) der Beschaffenden damit rechnen, dass KI-Agenten sich als Standard in der B2B-Beschaffung etablieren, erwarten dies für den Vertrieb 54 Prozent. Sowohl die Beschaffenden als auch die Befragten aus dem Vertrieb bewerten KI-Agenten unter anderem hinsichtlich der Effizienz ihrer Prozesse (Beschaffung: 81 %; Vertrieb: 79 %), Kosteneffizienz /Profitabilität (Beschaffung: 78 %; Vertrieb: 78 %) und Qualität der Bestellabwicklung (je: 77 %) als Chance. Dennoch behindern den Einsatz von KI sowohl auf Beschaffenden- als auch auf Vertriebsseite vor allem die noch unzureichend automatisierten Prozesse. So ist bei Beschaffenden das Erstellen von Bestellungen am weitesten digitalisiert, Preisverhandlungen und Vertragsgestaltung am wenigsten. Vertriebsseitig ist die Digitalisierung am weitesten bei der Rechnungserstellung fortgeschritten und am wenigsten bei Verhandlung und Vertragsabschluss.
„Die Erwartungshaltung von Beschaffenden sowie von vertrieblicher Seite an KI-Agenten ist groß. Beide Seiten sehen Effizienz- und Kostenvorteile. Um dieses Potenzial von KI-Systemen vollständig zu erschließen, gilt es insbesondere, den Automatisierungsgrad weiter zu erhöhen. Dazu zählen vor allem eine konsequente Verbesserung der Datenbasis sowie eine engere Integration bestehender Systeme. Parallel dazu entwickeln sich aktuell wichtige Rahmenbedingungen in den Bereichen Compliance und Governance, die den Einsatz von KI-Agenten künftig noch sicherer und effizienter gestalten werden“, erklärt Christian Otto Grötsch, Gründer und Vorsitzender des Verwaltungsrats dotSource SE.
Auch bei autonom agierenden KI-Agenten sehen vor allem Beschaffende Vorteile wie Zeitersparnis und bessere Empfehlungen (69 %). Doch wenn die KI-Agenten zukünftig völlig autonom agieren und Preise untereinander verhandeln, möchten Mitarbeitende die Möglichkeit haben, bei Entscheidungen der KI-Agenten eingreifen zu können (Beschaffung: 81 %, Vertrieb: 83 %). Insbesondere wenn Sonderanfertigungen gewünscht sind (Beschaffung: 48 %, Vertrieb: 64 %), bei technischen Fehlermeldungen (Beschaffung: 45 %, Vertrieb: 63 %) oder wenn einer der KI-Agenten die Bestellung abbricht (Beschaffung: 43 %, Vertrieb: 59 %), soll der Vorgang an einen Menschen übergeben werden. Für die Mehrheit der Vertriebsmitarbeitenden (83 %) sind und bleiben Mitarbeitende unverzichtbar für komplexe oder strategische Kundeninterkationen. Und zwei Drittel (66 %) sind der Meinung, dass KI-Agenten Mitarbeitende ergänzen, statt sie zu ersetzen.